Vi fortsætter serien af uddybende artikler om vikarer og vikarjobs skrevet af Vibe Puggaard, Markedschef hos vikarbureauet Temp Team A/S.
Sidst var emnet 12 gode råd til vikarer, og nu får vi en Guide til virksomheder om brug af vikarer og vikarbureauer.
Her på vikarbureauer.com finder du en masse gode råd, hvis du vil være vikar, men det er også vigtigt som virksomhed at gøre sig nogle overvejelser over, hvad det vil sige, at bruge en vikar, hvad fordelene kan være og hvad man skal forvente sig af samarbejdet med et godt vikarbureau.
Vi giver ordet til Vibe Puggaard:
Fordelene ved at benytte vikarassistance er følgende
Virksomheden kan mande op og ned som det passer, og derfor er dette en yderst fleksibel ordning, f.eks. i forbindelse med ferie, sygdom, spidsbelastninger, sæsonarbejde etc.
En vikar kan opsiges fra dag til dag, og virksomheden betaler kun for den effektive arbejdstid.
Bureausamarbejde
Ved at ansætte en vikar gennem et vikarbureau opnår virksomheden følgende fordele:
- Virksomheden får hurtigt adgang til kvalificerede vikarer via Bureauets interne database af ledige kandidater.
- Bureauet har altid ”varer på hylden”
- Virksomheden betaler ”kun” et fakturabeløb. Alt administration i forhold til afholdelse af løn, sociale omkostninger, pension m.v. afholdes af Bureauet.
- Virksomheden får mulighed for at prøve evt. nye medarbejdere af – både kvalifikationsmæssigt som kemi-mæssigt.
- Bureauet er garant for, at der er afstemt forventninger til kvalifikationer, personlighed, referencer, test, straffeattester m.v.
Virksomhedernes forventninger til bureauerne
Hvilket bureau skal man vælge?
Enhver virksomhed bør gøre sig nogle tanker om deres forventninger til samarbejdet med et bureau – ikke alle opererer efter samme koncept og kvalitet. Derfor bør man også ved indhentning af tilbud være opmærksom om pris og konditioner er de samme. F.eks. er der indeholdt pension til vikaren, er der taget højde for eventuelle overenskomster mv.?
Det er vigtigt for virksomhederne at finde det helt rigtige bureau til netop deres behov.
Relationer er i denne forbindelse meget vigtig – ligegyldigt om det kun er en enkelt gang eller to om året man bruger vikarer, eller om det er kontinuerligt over hele året. Man skal sørge for at finde det rigtige bureau til ens behov, og her bør man også se længere ud i fremtiden.
Kontaktmæssigt vil det være fornuftigt at sikre sig, at man har en fast tilknyttet konsulent tilknyttet, der får specialviden om netop din virksomhed. Nogle bureauer benytter sig også af en ”body” ordning, som betyder, at virksomheden har en primær samt en sekundær kontaktperson hos Bureauet, så der altid er én, der kan servicere virksomheden. Dette er en fordel ved jobskifte, ferie, sygdom m.v.
Derudover er det for mange store virksomheder vigtigt at have en leverandør, som har mange afdelinger rundt omkring i landet – eventuelt også i udlandet, hvor der kan være store udfordringer i at skulle starte nye afdelinger op. Her kan virksomhederne få stor gavn af bureauernes egne erfaring med at operere decentralt og internationalt.
Mange virksomheder bruger også vikarbureauerne som samarbejdspartnere med råd og vejledning i forbindelse med overenskomstspørgsmål, kontraktudfærdigelser og lignende og her er de fleste bureauer godt klædt på til rådgivningen.
Prisen er naturligvis også vigtig – men virksomhederne bør her holde sig for øje at pris også afspejler kvalitet og stabilitet. Går virksomhederne på kompromis med prisen – kan det koste rigtig dyrt.
Det er vigtigt at have in mente, at det er virksomhedens ansvar, at de vikarer der forefindes på virksomheden også får den løn, de har krav på efter den overenskomst, der er gældende på det respektive område.
Slutteligt er det vigtig også at være opmærksom på at det forsikringsmæssigt er brugervirksomhedens forsikring, der dækker i arbejdstiden – hvis man vælger at bruge vikarer.
Bureauernes forventninger til arbejdsgiverne
For at lave det perfekte match er det en meget stor fordel for bureauet at de kender virksomheden og arbejdspladsen – både lederne i de forskellige afdelinger, men også de eksisterende medarbejder sammensætninger. Derfor bør virksomhederne som udgangspunkt sætte tid af til et personligt møde med kontaktpersonen fra Bureauet, så der kan etableres en tillidsfuld relation samt afstemmes forventninger til forløbet.
Dette gælder ikke kun på den administrative side – men i særdeleshed også ude i produktionslinjerne.
Det er vigtigt for bureauet at der opretholdes en løbende og tæt kontakt med kunden. Dels fordi bureauet følger op på vikarerne – og kundernes tilfredshed, men også for på den måde hurtigt at kunne navigere, hvis kunden ønsker at mande og op eller ned.
Det er vigtigt at virksomhederne gør sig klart at instruktionspligten ligger hos dem – og at de giver sig tid til at give vikarerne en god og fyldestgørende instruktion, og vise dem tilrette. Dette giver det største udbytte af den eksterne arbejdskraft.
Typisk vil det være små ting som at sørge for, at arbejdspladsen er klargjort, at der er en mentor eller anden intern person, der tager ansvar for at vikaren føler sig velkommen og klædt godt nok på til at udføre det arbejde, men er ansat til og at man har informeret resten af virksomheden om, at der nu går en ”ny” medarbejder i virksomheden.
Den tætte kontakt og dialog mellem bureauet og virksomheden har desuden den store fordel at ved et længere samarbejde skal virksomheden ikke starte ”forfra” hver gang – men blot kan ringe til bureauet og sige: Vi skal bruge en ny ”Erik”….og så ved bureauet nøjagtig hvilken profil der er tale om.
Udover gode råd ved ansættelse af vikarer vil virksomheden med fordel også kunne benytte et vikarbureau til andre ting. Bureauerne har ofte årelang erfaring med rekruttering generelt og med rådgivning inden for generelt HR.
Du kan med fordel bruge vikarbureauernes ekspertise til:
Personaleudvælgelser
De fleste vikarbureauer vil kunne hjælpe med ansættelse af medarbejdere til bl.a.
- Fastansættelser
- Kontraktansættelser
- Try & Hire ansættelser
- Andre HR ydelser som Outplacement, CV-screening, kontraktudfærdigelser, test, profilanalyser mv.
Fastansættelser
Der kan vælges mellem flere forskellige metoder, men det er vigtigt at huske at det at ansætte en ny medarbejder er en tidskrævende proces.
At ansætte en forkert medarbejder er både frustrerende, ressourcekrævende og dyrt.
Ved personaleudvælgelser kører bureauet hele ”processen” for virksomheden. Jer kan virksomheden med fordel spørge ind til de forskellige vikarbureauers rekrutteringsprocesser, som kan variere fra bureau til bureau. Men det skal understreges, at processen er vigtig for kunden at få klargjort, så de kan danne sig et overblik over den kvalitet, de vil skulle betale for.
Normalen er følgende:
- Bureauet aftaler møde med kunden for fastlæggelse af virksomhedens ønsker, behov og forventninger
- Bureauet udarbejder job og personprofil, samt en beskrivelse af virksomheden sammen med kunden. Bureauet vil typisk udarbejde eventuel jobannonce.
- Bureauet søger egnede kandidater enten via egen database, emnebank og netværk, eller der aftales annoncering med virksomheden.
- Bureauet tager sig af alle de tidskrævende faser, herunder vurdering og behandling af ansøgninger, interviews, person- og færdighedstest, indhentning af referencer.
- Virksomheden præsenteres for velkvalificerede kandidater, til endeligt valg og ansættelse.
- Bureauet kan som regel udføre relevante færdigheds- og personlighedstests.
- Bureauet bør have en procedure for opfølgning og evaluering af forløbet.
Slutteligt kan der hos de fleste bureauer tilkøbes en 3 måneders garanti, hvilket betyder, at opfylder medarbejderen inden for en 3 måneders periode efter tiltrædelse ikke jobprofilens kvalifikationskrav, gennemfører bureauet omkostningsfrit en ny udvælgelse.
Try & Hire
Med ”try and hire” konceptet har virksomheden mulighed for at lære en medarbejder at kende på vikarbasis i tre måneder, før det besluttes, om medarbejderen skal fast ansættes.
Når en virksomhed ønsker en ”try and hire” løsning, drøfter bureauet sammen med virksomheden jobbet, forventningerne til medarbejderen samt de faglige og personlige krav, der stilles. Bureauet begynder herefter søgningen efter den rigtige medarbejder.
Når bureauet har valgt 2 eller 3 kvalificerede kandidater, præsenteres disse for virksomheden. Alle kandidater er forud for præsentationen blevet testet og interviewet. Bureauet indhenter endvidere referencer fra tidligere arbejdssted på alle kandidater.
Når en kandidat er valgt, begynder prøvetiden på vikarbasis i tre måneder. Prøvetiden giver både virksomheden og medarbejderen god tid til at vurdere, om valget er rigtigt, og om forventningerne fra ansættelsessamtalen er opfyldt.
Begge parter kan i løbet af de tre måneder afbryde samarbejdet med dags varsel. Forløber samarbejdet til gengæld tilfredsstillende, kan virksomheden fastansætte den pågældende medarbejder efter de tre måneder uden yderligere omkostninger.
Projektansættelser
De væsentligste fordele ved projektansættelser er, at det giver øget fleksibilitet ved udsving i efterspørgsel eller projekt mængden.
Mange bureauer oplever fortsat positive tendenser i markedet for medarbejdere i projektansættelser, især fordi mange kunder har været nødsaget til at tilpasse deres kapacitet til den aktuelle situation.
Mange virksomheder er ikke helt sikre på, hvordan opgaverne udvikler sig på længere sigt. Det kan derfor være for risikabelt at tilbyde fastansættelse, når der opstår behov for personaleressourcer.
En projektansættelse giver virksomheden en variabel omkostning, hvor alle parter er indforstået med, at det er tidsbegrænset.
Dette betyder ganske enkelt, at der ikke bindes kapital længere end projekternes varighed og virksomheden kan dermed tilpasse bemandingen hurtigt.
Virksomheden vil her typisk selv kunne ansætte på tidsbegrænset kontrakt eller vælge at lade bureauet varetage al administration af lønbehandling, pension og feriepenge.
Med ovenstående håber jeg at have givet en smule inspiration til, hvad man som virksomhed skal holde sig for øje, men også, hvad markedet tilbyder.
Andre HR ydelser som Outplacement, CV-screening, kontraktudfærdigelser, test, profilanalyser mv.
Vikarbureauerne – går hele vejen rundt om firmaet
Ud over vikarer, personaleudvælgelser og projektansættelser kan virksomhederne bruge bureauerne til løsning af andre HR ydelser, blandt andet:
Outplacement
Finanskrisen har været en grund til at rigtig mange virksomheder har måttet skille sig af med gode medarbejdere – men der kan også være mange andre grunde til at man må sige farvel.
Mange arbejdsgivere ønsker derfor at sikre sig at deres opsagte medarbejdere får de bedst mulige betingelser for hurtigt at komme videre. Dette viser også arbejdsgivernes sociale ansvar. Mange bureauer har ofte specialister til at løfte denne slags opgaver. Dette kan være til virksomhedernes fordel, da et bureau udover coaching også kan tilbyde genplaceringsmuligheder til den opsagte medarbejder.
TEST af kandidater
Der findes rigtig mange forskellige test på markedet, og ikke alle bureauer bruger de samme tests.
Tests kan som regel tilkøbes separat, hvis virksomheden f.eks. selv forestår en udvælgelse, men gerne vil have den ekstra vinkel på kandidatens personlighed eller færdigheder.
Her vil være tale om både færdighedstests, bl.a. sprog, regnskab, korrektur, logik samt personlighedstest og separate sælger-relaterede tests.
Her er eksempler på en personligheds- og en sælgertest:
Master Sælger Analyse
MSA er et test- og udviklingsværktøj der giver salgsledelsen en lang række fordele, når sælgere skal udvikles og udvælges. Det sætter kort og godt ledelsen i stand til at kortlægge de salgsfærdigheder og den generelle salgsadfærd hos den enkelte sælger og peger på udviklingsmuligheder inden for specifikke salgsområder.
I en let og overskuelig måde hjælper den med til at afklare årsagerne til eventuelt manglende resultater, idet testen kortlægger de nuværende styrker og udviklingsområder hos sælgeren.
Master Person Analyse
MPA ’en, som den forkortes, er meget velegnet når det drejer som om rekruttering, eller når man ønsker at vurdere en medarbejder eller fremtidig medarbejders personlighed og adfærd jobmæssigt. Testen kan også bruges ved teamudvikling og ved MUS samtaler, som visse vikarbureauer også kan assistere ved.
Jeg håber ovennævnte har inspireret virksomhederne til en afklaring omkring brug af vikarer samt bureauernes kompetencer.
Tak til Vibe Puggaard for denne grundige artikel!
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, så skriv dem endelig herunder og Vibe vil svare dem hurtigst muligt.
Er du klar til at gå i dialog med bureauerne, så start her med vores fuldstændige oversigt over danske vikarbureauer.
Foto: Victor1558